Как организовать мероприятие – 5 основных этапов

Организация успешного мероприятия требует усилий и времени. Чтобы помочь вам сориентироваться и быстро начать, у нас есть несколько рекомендаций, как организовать ваше первое мероприятие. Начав со стратегии, вы прокладываете путь к успеху. И если вы правильно составите последовательность действий, сможете преуспеть, даже если это ваш первый опыт.

• Определите цель

Наверное, мы вас не удивим, но прежде, чем приступить к планированию мероприятия, у вас должна быть четко сформулированная цель. Определите для себя, зачем оно вам надо. Именно этот шаг даст возможность составить комплексный план действий. Чтобы вы могли измерять результаты, а также оптимизировать мероприятие с самого начала, зафиксируйте ключевые показатели, которые будут говорить вам о том, насколько успешным было мероприятие.

• Соберите команду

Хорошее мероприятие требует вовлечения других людей. Начните с решения, кого вы задействуете и каковы их роли в процессе. Каждому определите зону ответственности и задачи, которые он будет выполнять. Это снимет с вас часть вопросов, даст возможность сфокусироваться только на ключевых аспектах и поможет сделать процесс приятнее.

• Найдите место для проведения

Локация проведения имеет огромное значение, поэтому приложите усилия к поиску потенциальных площадок, и тщательно выбирайте место проведения. Какой бы тип мероприятия вы ни организовывали: свадьбу, празднование юбилея, корпоратив, бизнес-конференцию и пр., проверьте заблаговременно, что могут предложить вам рестораны, отели и конференц-залы. Заходите на их страницы в соцсетях или на официальные сайты, там вы уже можете найти много ответов, как к примеру на этом сайте: локации, меню и даже шоу-программы.

Бронируйте дату и уточняйте стоимость заблаговременно. Таким образом, вы будете знать, какой бюджет вам понадобится.

• Тщательно продумайте меню

Подумайте о времени вашего мероприятия, чтобы определить, какую еду и в каком количестве заказывать.

Исходя из желаемого меню, свяжитесь и забронируйте кейтеринговую компанию или сами посетите рестораны, меню которых вам подходят. Не забывайте смотреть онлайн-обзоры, запрашивать рекомендации и изучать разные предложения, прежде чем сделать окончательный выбор.

• Создайте программу

Программу для мероприятия важно составить таким образом, чтобы были учтены интересы всех участников. Не забудьте оставить место для перерывов и пауз, во время которых люди смогут пообщаться или просто передохнуть от программы мероприятия.

Желаем вам успешных мероприятий!